🎙️ Le télétravail, ça nous gagne !

Dans cet épisode, Valentin reçoit Zoé, chargée de richesses humaines chez elmy. Elle vient nous raconter comment au sein de son équipe, elle a mis en place une charte pour organiser le télétravail au sein de l’entreprise.

Valentin – Bonjour Zoé.

Zoé – Bonjour.

V – Tu travailles chez elmy et elmy a mis en place une charte télétravail. Comment ça se passait avant ?

Alors, il y avait plusieurs disparités. En fait, la première, c’était au niveau des rituels d’équipe parce qu’il y en a qui étaient plus mûres que d’autres sur le sujet. Par exemple, à la tech, qui avait déjà mis en place des pratiques et des choses là-dessus.

V – Oui, ça vient plus souvent de ce secteur-là…

Z – Voilà, c’est ça. Et puis aussi au niveau des venues au travail et des rythmes de télétravail ; il y avait des référents qui étaient plus ou moins favorables et flexibles sur le sujet. Et du coup, ça a amené des disparités. C’était des règles qui étaient induites et informelles, mais il y avait quand même des différences entre les personnes sur la question du télétravail.

V – OK. Et donc, c’est ce qui a amené à la mise en place d’une charte télétravail ?

Z – Oui, c’est ça. Alors, en fait, on a vraiment voulu une homogénéisation des pratiques de l’entreprise et mettre tout le monde sur un même pied d’égalité. Donc, comme je disais, sur les pratiques, pour que les équipes qui étaient plus mûres sur le sujet puissent diffuser leurs pratiques et partager ce qu’elles savaient sur le sujet aux autres. J’en ai parlé, l’équipe tech a participé à l’élaboration de cette charte en partageant les pratiques qu’elles mettaient déjà en place et à la fois aussi sur vraiment le côté rythme de télétravail ; l’idée, c’était vraiment d’avoir une homogénéisation entre tout le monde. L’enjeu de cette charte était double, à la fois de maintenir une bonne cohésion entre les équipes, donc dans les équipes et aussi entre les différentes équipes, et à la fois de permettre aux personnes, aux salariés, en fait, d’avoir un bon équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle.

V – Et comment vous vous y êtes pris, au sein de l’équipe des richesses humaines, pour mettre en place cette charte télétravail ?

Z – Alors, justement, en fait, on ne voulait pas faire cette charte dans notre coin, entre guillemets, juste au niveau de l’équipe RH. On voulait qu’elle soit partagée et collectivement construite. Donc, on a voulu faire fonctionner l’intelligence collective. D’autant plus que c’est vrai que ça nous paraissait important d’avoir une diversité de profils dans la réflexion pour avoir vraiment en tête toutes les problématiques qui pouvaient être induites par le télétravail, qu’elles soient professionnelles, donc liées à des métiers, à des sites, des choses comme ça ; ou aussi personnelles, en fonction des situations individuelles. Alors, même si on ne pouvait pas avoir toutes les situations possibles dans le groupe de travail, l’idée était d’essayer d’avoir quand même une belle diversité dans ce groupe.

V – Donc, l’idée, c’était vraiment d’avoir une charte personnalisée par rapport à la façon dont vivaient les salariés d’elmy.

Z – C’est ça, pour qu’elle soit, en fait, au mieux adaptée vraiment au quotidien et à la réalité et que ça ne soit pas de la théorie qui aurait été pensée finalement sans être en rapport avec la réalité du terrain.

V – Tu dis qu’une équipe a été constituée pour réaliser cette charte télétravail. Alors, comment elle a été constituée, cette équipe ?

Z – Alors, en fait, de deux manières. Tout d’abord, j’ai choisi des personnes pour leurs compétences métiers. Donc, par exemple, j’ai fait un rôle juridique, occupé par Camille, qui est la DRH. Il y avait un rôle également lien social qui était très important dans ce groupe de travail qui était occupé par Benjamin, le CTO et qui avait une bonne expérience du travail à distance avec et à la fois des représentants des salariés, donc qui étaient au nombre de cinq et qui ont été élus par l’ensemble des salariés.

V – Une fois que ce groupe a été constitué, comment concrètement s’est passé ce travail de charte ?

Z – Alors, on peut dire que ça a été en quatre grandes étapes. La première chose qui était vraiment primordiale pour moi, c’était vraiment de faire un état des lieux de l’existant. Finalement, aujourd’hui, où on en est par rapport au télétravail ? Quelle est la situation actuelle ? Quelles sont les situations individuelles, les contraintes liées aux métiers qu’on a déjà dans l’entreprise ? Quelles sont les mesures en place ?  Pour avoir les forces qu’on a déjà et puis aussi les choses où peut-être il y a des choses qui manqueraient.

La deuxième étape, c’était de venir voir un petit peu ce qui se passait à l’extérieur. Donc, les avantages et écueils du télétravail qui avaient pu être déjà éprouvés par d’autres entreprises, de faire un benchmark auprès aussi d’autres sociétés où ça se passait bien, qu’il y avait des pratiques intéressantes et de pouvoir un peu faire un condensé de tout ça et avoir de la matière à partir de laquelle travailler.

Toute cette matière, donc à la fois l’état des lieux existants et le recueil d’informations externes, je l’ai compilée et ensuite je l’ai présentée au Cercle, donc le groupe de travail, pour après pouvoir animer des ateliers. Donc, on a vraiment fait plusieurs ateliers de réflexion avec des focus par sujet pour venir réfléchir sur ce qui allait constituer la future charte.

Et une fois que cette étape était terminée, finalement, le gros du travail était fait, on s’était mis d’accord sur les modalités de la charte télétravail et son contenu, et donc il ne restait plus qu’à la rédiger, la mettre en forme et diffuser cette charte.

V – Donc ça, c’était quand ?

Z – C’était il y a bientôt un an et demi, c’était en juillet 2022.

V – Ok, donc on est en juillet 2022, il y a cette charte télétravail qui s’apprête à sortir et du coup, on a envie de savoir comment elle fonctionne cette charte télétravail ? Qu’est-ce qu’elle stipule dans ces modalités ?

Z – Alors, cette charte, on a voulu qu’elle soit assez complète pour pouvoir justement répondre à toutes les questions qu’on aurait pu se poser sur le sujet, mais pour vraiment aller à l’essentiel, on peut dire qu’il y a trois rythmes de télétravail qui coexistent. Deux qui sont des rythmes réguliers que les personnes ont de manière continue et un rythme pour des temps plus occasionnels et des situations plus exceptionnelles.

V – Ok. Par exemple, toi, si on prend ton cas à toi, tu es dans quel rythme, toi ?

Z – Alors moi, je suis en temps pulsé, donc c’est le rythme par défaut, que la majorité des personnes ont. C’est un rythme où je dois venir au bureau une fois par semaine, de manière régulière. En fait, on l’a appelé temps pulsé pour expliquer un petit peu le lien avec le rythme de musique. C’est que voilà, c’est un temps qui revient de manière régulière.

V- Donc cette charte, au-delà du temps pulsé, implique également un temps lisse. Est-ce que tu peux nous dire de quoi il s’agit ?

Z – Oui. Alors à l’inverse du temps pulsé qui est régulier, le temps lisse est, lui, irrégulier. Donc en fait, les personnes doivent venir quatre semaines par an au bureau, mais la particularité est qu’elles choisissent à quelle fréquence et sur combien de temps elles viennent au bureau à chaque fois. Donc ils peuvent venir quatre semaines d’un coup, deux jours par-ci, deux jours par-là, c’est vraiment au choix et de manière irrégulière.

V – Et ce temps lisse aujourd’hui, ça concerne combien de personnes ?

Z – Alors seulement deux personnes finalement sont concernées par ce temps lisse aujourd’hui. Une qui avait ce rythme depuis le début, elle a été embauchée en fait en temps lisse. Et l’autre qui a déménagé en Bretagne, donc qui a été longtemps dans nos bureaux lyonnais et qui a eu un projet de vie de déménagement en Bretagne et du coup qui a profité de ce temps lisse pour pouvoir réaliser son projet et donc qui n’a pas dû quitter elmy pour réaliser son projet personnel finalement.

V – Donc temps lisse, temps pulsé et tu disais qu’il y avait un dernier rythme qui est plus exceptionnel, c’est le contre-temps. Alors de quoi il s’agit ?

Z – Alors effectivement, c’est un rythme qui permet de répondre aux situations personnelles et exceptionnelles des salariés. Donc en fait, c’est des périodes de télétravail en continu, de 1 semaine à 6 mois. Donc elles sont encadrées ces périodes par des conditions d’éligibilité, par une fréquence maximum définie et par des conditions respectées quand on fait ces périodes de contre-temps.

V – Mais est-ce que ça n’aurait pas été finalement plus facile de choisir un seul rythme de télétravail pour tout le monde ?

Z – Alors peut-être que ça aurait été plus simple mais ça n’aurait pas répondu je pense à l’objectif qui était double, à la fois la cohésion d’équipe et l’équilibre vie pro-vie perso. Je m’explique, c’est que si on avait fait par exemple que le rythme lisse, donc avec seulement quatre semaines par an au bureau de manière libre, moi je pense qu’on aurait perdu la cohésion entre les équipes.

Et si on avait fait que le rythme pulsé, ça n’aurait pas permis de répondre au deuxième objectif qui est l’équilibre entre la vie pro et perso. Et du coup par exemple, la personne qui a finalement fait son projet de déménagement en Bretagne aurait dû choisir entre son projet de déménagement ou rester chez elmy. Donc voilà, ce n’est pas ce qu’on souhaite pour les salariés qui sont chez nous.

V – Vous avez essayé de concilier le meilleur des deux mondes ?

Z – Exactement.

V – Est-ce qu’en tant que salarié, j’ai la possibilité de passer d’un rythme à l’autre ?

Z – Alors oui, mais pas n’importe comment et pas tous les quatre matins, on peut dire. C’est également encadré, c’est-à-dire qu’il y a des conditions pour pouvoir le faire. Il y a un suivi mis en place pour valider que le nouveau rythme convient à tout le monde. C’est plutôt comme une période d’essai pour le télétravail. Voilà, et ça c’est si la personne veut passer en temps lisse au bout d’un certain moment dans l’entreprise.

Et si on recrute une personne directement en temps lisse, là aussi il y a des conditions, il faut que ça soit un métier en tension, que le reste de l’équipe soit favorable à ce choix. Donc voilà, ça se fait complètement, mais avec certaines conditions.

V – Et puisque les salariés peuvent faire du télétravail, donc selon ces différents rythmes, comment vous les accompagnez pour qu’ils puissent le faire aisément et notamment en termes d’équipement, de matériel ?

Z – Alors,on fournit le matériel nécessaire à l’installation en télétravail, à deux niveaux, au niveau informatique et au niveau mobilier. Donc voilà, c’est pas automatique parce que certaines personnes ne veulent pas faire télétravail et préfèrent venir tout le temps au bureau. Mais en tout cas, si les personnes le demandent, on leur fournit tout le matériel dont ils ont besoin.

V – Et côté outils, logiciels, est-ce que vous avez déjà un petit peu listé des bonnes pratiques qui rendent un petit peu cette façon de faire intéressante ?

Z – Oui. Alors je dirais que la première chose vraiment essentielle pour moi, pour la réussite d’un fonctionnement en rythme hybride finalement, parce qu’avec des personnes en télétravail, et à la fois des personnes au bureau, c’est d’avoir des salles de réunion qui soient bien équipées en termes de visio, de micro, que ce soit facile, qu’on ne mette pas 10 minutes à s’installer. Ça, je pense que c’est vraiment important.

V – Pour ne pas que ça soit une douleur pour ceux qui sont en télétravail.

Z – Exactement. Et puis pour ceux qui sont en télétravail et aussi pour ceux qui sont sur place finalement, pour que ça soit compliqué pour les uns et les autres en fait. Donc ça, c’est vraiment important. Et après, un outil assez pratique, nous, c’est vrai qu’on utilise Timmy Office, c’est un outil qui permet d’inscrire sa présence au bureau et ça permet en fait de voir quel collègue est au bureau à quel moment, quel collègue est en télétravail et de pouvoir suivre un petit peu ses collègues dans son équipe ou dans les autres équipes et du coup faciliter le lien et la rencontre entre les personnes.

Un autre outil aussi intéressant, donc plutôt là sur le côté distanciel, c’est l’outil Discord qui est un outil de visioconférence qui est organisé en fait en salon vocaux ou vidéo et qui permet en fait d’avoir un peu ce sentiment de travailler à côté de son collègue en étant à distance. En fait, on ne va pas démarrer une visio pour travailler avec son collègue, on se rend sur un salon où il y a d’autres personnes qui travaillent. Et en fait, on entend les personnes travailler et c’est assez sympa comme façon de faire. Et chez nous, c’est très utilisé par la tech.

V – Donc cette charte télétravail a été mise en place depuis plus d’un an. Comment vous en mesurez un petit peu les effets, les résultats ?

Z – Alors, c’est vrai qu’en fait, elle a été mise en place un peu par hasard finalement, en même temps que la semaine de quatre jours qui a été lancée quelques mois après seulement. Et du coup, dans les deux cas, c’était important pour nous de mesurer la performance. Et finalement, on s’est rendu compte qu’au bout d’un an de pratique, elle était restée stable, voire même elle a progressé sur certains domaines.

Et puis, au niveau de la présence, on se rend compte que les bureaux restent remplis et surtout qu’en plus, les salariés tiennent à leurs bureaux. On a été assez presque étonnés de ça. On a eu un déménagement, on a eu un agrandissement des bureaux. Et du coup, la question s’est posée de faire du flex office. Donc, les salariés ont été sondés sur le sujet. Et il y avait pas mal de personnes qui étaient contre le flex office et qui voulaient vraiment garder leur bureau. Donc voilà, ça montre aussi que les personnes sont attachées finalement à leur bureau, au fait de venir dans les locaux et qui sont contents de le faire.

V – Et cette charte télétravail, est-ce qu’elle est figée dans le temps ou est-ce qu’elle peut être amenée à évoluer ?

Z – Oui, justement, c’est vrai qu’on a fêté les un an de la charte cet été et déjà, en fait, on voit qu’il y a des sujets sur lesquels retravailler. Par exemple, on a l’émergence de nouveaux rôles de commerciaux itinérants qui arrivent dans l’entreprise et pour lesquels les rythmes de télétravail auxquels on avait pensé ne sont pas forcément adaptés. Donc là, il y a des contraintes métiers. Il va falloir qu’on réfléchisse à ça et qu’on propose quelque chose de nouveau.

Également, sur la connaissance et l’application de la charte par tous, on se rend compte que peut-être qu’elle pourrait être un peu plus claire, plus lisible et peut-être diffusée d’une manière différente pour qu’elle soit vraiment connue de tous. Donc, c’est vrai que c’est quelque chose qu’on a envie d’améliorer. Donc, il y a des adaptations, des améliorations qui font qu’on a envie de retravailler sur le sujet encore.

V – Souvent, quand on parle de télétravail, il y a un défaut qui revient souvent, c’est cette idée que le télétravail nous ferait un peu perdre le lien social que nous amène le cadre d’une entreprise. Alors, comment on fait chez elmy pour justement préserver ce lien social au sein d’un environnement qui facilite autant le télétravail ?

Z – Effectivement, je pense que d’avoir des bureaux agréables où il se passe toujours quelque chose, ça donne envie de venir. Donc, chez nous, par exemple, le lundi, on a un cours de yoga organisé et le reste de la semaine, on a des sessions de muscu organisées par les salariés eux-mêmes entre midi et deux. Donc, tous les jours, il y a une petite activité sportive qui a lieu. Ça peut donner envie de venir au bureau.

Pour ceux qui sont plus portés sur la nourriture, les personnes viennent souvent avec des petits déjeuners, des goûters. C’est plutôt sympa. Et on a mis en place aussi, dans le cadre de la charte un partenariat avec Polen, qui nous livre des repas locaux et sains. On a une participation employeur deux fois par semaine sur ces repas. Venir au bureau et de ne pas avoir à penser à préparer son repas, ça facilite aussi la venue au travail.

V – Même quand on oublie sa gamelle !

Z – Eh oui !

V – Chez elmy, il y a donc cette charte télétravail, mais il y a aussi la semaine de quatre jours. Alors, est-ce que télétravail et semaine de quatre jours, ça fait bon ménage ?

Z – Oui, mais c’est un enjeu. Clairement, c’est un enjeu parce qu’il y a un moment où on a observé qu’il y avait moins de monde les jours où certaines personnes sont off. Chez nous, les jours off, globalement, c’est plutôt les mercredis et les vendredis. Et en fait, on s’est rendu compte que sur ces jours-là, il y avait moins de monde au bureau. Donc, on est en train de réfléchir pour mettre des choses en place pour faire en sorte qu’il y ait une présence un peu plus homogénéisée sur toute la semaine pour changer cette dynamique et que les personnes qui viennent sur ces jours-là soient contentes de venir parce qu’il y a du monde au bureau.

V – Pour continuer à maintenir ce lien social dont on parlait tout à l’heure…

Z – Exactement.

V – Qu’est-ce que tu conseillerais à une entreprise qui hésite à sauter le pas du télétravail ?

Z – Pour moi, le plus important, c’est de bien prendre en compte l’existant pour proposer une charte qui soit adaptée finalement à l’entreprise. Et à sa culture, à ses contraintes, qu’elle soit liée au métier aussi, d’autres choses. Comme je le disais juste avant, on fait évoluer la charte pour répondre aux nouveaux métiers de commercial itinérant. Prendre l’existant en compte, c’est hyper important.

La deuxième question importante à se poser, c’est la question de l’engagement et de la confiance dans les deux sens. C’est-à-dire, est-ce que les salariés sont engagés ? Et de l’autre côté, est-ce que l’entreprise fait confiance à ses salariés ? Si ce n’est pas le cas, ça ne veut pas dire qu’il ne faut pas mettre de télétravail en place. Ça veut plutôt dire qu’il y a d’autres choses sur lesquelles il faut travailler en parallèle ou en amont pour finalement rentrer dans ce cercle vertueux et que le télétravail se passe bien. Mais quelle entreprise n’aurait pas envie que ses salariés soient engagés et de faire confiance à ses salariés ?

Et le dernier conseil, c’est d’être dans une démarche de test. C’est de se dire, on fait une charte, une première version, et on l’essaye et on voit si ça colle à la réalité du terrain. Et si ça ne l’est pas, on revient, ce n’est pas grave, on n’a pas peur d’essayer, tester et revenir, de faire un pas en arrière si ça ne marche pas et de reproposer quelque chose d’autre, de nouveau. De changer la manière de faire. Rien n’est figé. *

V – Pour toujours proposer quelque chose de personnalisé, qui s’adapte aux salariés, aux nouveaux métiers, etc.

Z – C’est ça. Et puis ne pas avoir peur aussi d’innover. Parce que ce qui peut faire peur parfois quand on innove, c’est de se dire, et si ça ne marche pas, c’est comme ça. Et de se dire que finalement, on a le droit à l’erreur. Je trouve que c’est la meilleure manière d’être un peu audacieux et de proposer des choses qui sont nouvelles.

V – Et à ces mêmes entreprises qui, des fois, craignent à travers le télétravail, de ne plus pouvoir évaluer la performance de leurs collaborateurs, qu’est-ce que tu leur réponds ?

Z – Alors déjà, je peux dire que la question m’a surprise. Parce que ça voudrait dire qu’il faudrait qu’une entreprise pense que si un salarié est à son poste, alors il est performant. Et déjà, partir de ce postulat, je pense que c’est peut-être cette question à laquelle il faut répondre. C’est de se dire, comment on évalue la performance ? Qu’est-ce que la performance ? Et est-ce que mon salarié est performant quand il est devant son écran d’ordinateur ? Et c’est cette réponse. Je ne suis pas sûre que ça soit.

V – Merci Zoé.

Z – Avec plaisir.